Pengorganisasian Informasi

A. Pengertian Organisasi Informasi

            Menurut Bodnar dan Hopwood Informasi adalah data yang berguna dan dapat diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Menurut Romney information is data that have been organizied and processed to provide meaning. Bahwa informasi merupakan suatu data yang telah diorganisasikan dan diproses yang memiliki suatu arti. Berkaitan dengan itu, Taylor pun mengutarakan pengertian informasi itu, bahwa  the communication or reception of knowledge. Informasi merupakan pengetahuan yang diterima amenginformasikan apa-apa yang diketahuinya kepada orang lain.

            Garis pernyataan ini adalah bahwa istilah mengorganisasi tadi tidak lain adalah mengolah, menyusun, dan atau menata sesuatu secara sistematis sehingga dengan mudah dapat menemukannya kembali tanpa ada kesulitan yang berarti. Dan informasi itu adalah data konkret yang telah diolah sedemikian rupa sehingga dapat dipahami oleh penerimanya. Maka dari pengertian keduanya organisasi informasi itu diartikan sebagai kegiatan mengelola, menyusun, mengolah, dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembali, data dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.

            Chowdhury menggambar bagan organisasi informasi yang dapat di jadikan sebagai konsep dasar menjelaskan tentang organisasi informasi.Pertama,informasi tercetak. Ini pendekatannya adalah perpustakaan.sebagaimana di pahami secara awam bahwa  perpustakaan adalah tempat mengelola informasi yang berupa koleksi. Alat temu kembali yang digunakan adalah katalog, bibliograpi.Pada pendekatan ini memberikan keleluasaan kepada pemustaka untuk mengetahui sejauh mana koleksi yang dimiliki perpustakaan, kemudian memberikan kebebasan untuk mengaksesnya. Yang perlu di catat bahwa untuk melakukan klasifikasi ini sudah melalui tahapan analisis subjek dengan menggunakan alat atau standar berupa AACR2 untuk pedoman katalogisasinya, MARC21 untuk mengelola metadatannya, daftar tajuk subjek untuk menentukan subjek–subjeknya, dan DDC atau bagan klasifikasi lainnya untuk pedoman menentukan notasi klasifikasinya.

            Kedua, informasi noncetak/elektronik, atau dengan kata lain sumber informasi yang tidak tercetak. Pada informasi noncetak ini beberapa hal yang dilihat sebagai sumbernya, yaitu :

1. Sumber dari Database atau pangkalan data

            Pada konteks organisasi informasi, akses terhadap sumber ini terkait dengan management database yang diterapkan, termasuk didalamnya proses struktur dan rekamnya, bagaimana fieldnya, tidak ketinggalan pula menyangkut tentang software apa yang digunakan untuk memanagement database ini.

Terkait dengan konteks sumber data dari database ini ada bebrapa unsur lain perlu diperhatikan adalah text database nya yaitu bentuk informasi yang disajikan yang bias ditelusur dengan menggunakan layanan penelusuran online. Selain itu juga menyangkut tentang substansi informasi yang berupa ilmu pengetahuan yang dikandung didalamnya.

2. Sumber dari Internet/Intranet

            Internet adalah gabungan jaringan komputer diseluruh dunia yang membentuk suatu sistem jaringan informasi global.Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi.Adapun database berasal dari server mana tidak diperhatiakan. Istilah ini sebenarnya yang popular sering disebut dengan cloud computing. Artinya data seolah-olah berasal dari awan tanpa harus tahu dari mana lokasi asalnya, meskipun secara ilmiah web atau alamat asal data itu mesti dicantumkan sebagai daftra referensi yang dikutip.

B. Peran Perpustakaan 

Di negara-negara yang sudah maju, perpustakaan merupakan cermin kemajuan masyarakat, karena itu menunjukkan perpustakaan adalah bagian dari kebutuhan hidup sehari-hari.Sementara di Negara-negara berkembang, keberadaan, eksistensi dan perhatian masyarakat terhadap perpustakaan masih sangat terbatas.Penyebabnya beraneka ragam, di antaranya orang lebih atau masih mementingkan pemenuhan kebutuhan social ekonomi sebelum menjadikan perpustakaan sebagai prioritas kebutuhannya. Ada beberapa faktor yang menyebabkan perpustakan  belum dapat berkembang dan masih belum bias berdiri sendiri, diantaranya adalah : (1) Pengelola perpustakaan (2) Sumber informasi, dan (3) Masyarakat pemakai.

Perpustakaan berperan sebagai lembaga yang mengorganisasikan informasi-informasi yang ada di perpustakaan dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukembalikan. Dari sini dapat dirincikan, bahwa setidaknya perpustakaan memiliki peran dalam organisasi informasi sebagai :

1. lembaga penyimpanan/storage data

2. lembaga mengolah dan mengorganisasikan informasi

3. lembaga penyebaran informasi

            Sulistyo-Basuki menuliskan bahwa sebuah perpustakaan yang dikelola dengan baik dan dapat menempati peran yang penting dan strategis, melaksanakan tugas dan fungsinya secara baik akan memberikan sejumlah nilai atau manfaat. Dimensi nilai yang terkandung dalam perpustakaan adalah :

1. Nilai pendidikan.

Manusia memerlukan pendidikan dalam kehidupannya, karena dengan pendidikan manusia mampu mengembangkan potensi dan mengembangkan pemikirannya. Dengan kata lain, siapa pun yang ingin pandai, menambah pengetahuan, keretampilan, dan wawasan kuncinya adalah belajar (membaca), sementara itu sumber membaca (belajar) yang relative representative salah satu tempatnya adalah perpustakaan.

2. Nilai informasi.

Sebuah perpustakaan memiliki nilai informasi, maksudnya adalah informasi tersebut dapat digunakan oleh orang atau masyarakat dalam menunjang atau memenuhi kebutuhannya. Untuk menjadikan perpustakaan berkembang dan mampu mengelola informasi bernilai ekonomis dan menjadikan komoditas ekonomi bukanlah sebuah mimpi belaka, karena apabila perpustakaan dapat berkembang dengan baik dan masyarakat telah berkembang menjadi masyarakat informasi maka hal-hal atau informasi tertentu di perpustakaan mungkin akan dapat bernilai ekonomis.

3. Nilai ekonomis.

Sebagai pusat pendidikan, perpustakaan dapat menjadi mediator untuk menetralisir tingkat kemahalan ekonomis dari sebuah informasi yang dirasakan oleh masyarakat. Dengan cara sebagai berikut :

a.       Sebuah buku dibeli oleh perpustakaan dan dapat digunakan oleh banyak orang.

b.      Apabila buku yang dibeli oleh perpustakaan jumlahnya banyak, biasanya akan mendapatkan potongan harga.

c.       Orang-orang yang berkunjung ke perpustakaan dapat leluasa membaca dan meminjam.

d.      Pengunjung perpustakaan dapat memesan buku atau informasi lain yang dibutuhkan untuk kesediaan oleh perpustakaan, tanpa harus membayar.

e.       Suasana di perpustakaan tidak sesibuk dan seramai sekolah, kampus, atau took buku.

f.       Perpustakaan merupakan salah satu konsumen yang potensial bagi penerbit dan toko buku.

4. Nilai sejarah dan dokumentasi.

Seluruh informasi atau koleksi yang terhimpun dalam perpustakaan merupakan hasil cipta, karsa, dan karya umat manusia pada waktu yang lalu sampai sekarang.Perpustakaan dalam menghimpun berbagai jenis koleksi atau informasi berasal dari berbagai sumber, yang diciptakan dan merupakan wujud, bukti dan catatan atas sejarah kehidupan umat manusia yang sesuai dengan kondisi dan perkembangan pada masanya.Termasuk penemuan, pemikiran, berbagai cabang ilmu dan pengetahuan dan budaya.

5. Nilai sosial.

a.       Perpustakaan mempunyai nilai social atau nirlaba karena memang perpustakaan tidak diarahkan menjadi lembaga yang komersial untuk mencari keuntungan.

b.      Dalam rangka subsidi silang, dengan membantu masyarakat yang secara ekonomis tidak mampu membeli buku atau mengadakan informasi yang mereka butuhkan.

c.       Dalam rangka pemerataan kesempatan belajar secara mandiri dan nonformal, karena perpustakaan memberikan waktu yang relatif lama dan tidak mengikat.

6. Nilai budaya.

Perpustakaan merupakan agen budaya, perubahan dan pembangunan, karena segala penemuan masa lalu yang ada di perpustakaan tidak hanya disimpan, tetapi dikaji dan dipelajari, diteliti, dan dijadikan dasar pengembangan ilmu pengetahuan oleh para ilmuwan.

7. Nilai demokrasi dan keadilan.

a.       Memberikan kesempatan yang sama dan merata kepada pemakai dalam menggunakan perpustakaan dan semua fasilitas yang tersedia.

b.      Memberikan kesempatan kepada pemakai untuk memberikan ide, gagasan, masukan untuk mengembangkan perpustakaan sesuai kebutuhan masyarakat.

c.       Pada dasarnya perpustakaan adalah milik masyarakat atau komunitas tertentu, sehingga pembinaan dan pengembangannya menjadi tanggung jawab bersama.

8. Nilai perubahan.

Ilmu pengetahuan yang dikembangkan kemudian adalah dalam rangka mengembangkan nilai-nilai budaya dan keingintahuan manusia dan mencapai perubahan, kemajuan, dan kesejahteraan hidup.Namun tingkat perubahan itu tidak tergantung kepada keberadaan perpustakaan, terapi tergantung kepada bagaimana usaha manusia untuk menggali, menganalisis, mengkaji dan memanfaatkan sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang di antaranya ada di perpustakaan.

9. Nilai hiburan dan rekreasi.

Setiap perpustakaan apa pun jenisnya memiliki nilai hiburan, rekrasi dan wisata batin. Orang yang sering membaca dan dapat meresapi kandungan bacaan yang bail, akan dapat memperoleh kepuasan dan kesejukan hati. Oleh sebab itu, penyelenggara perpustakaan sebaiknya cepat tanggap untuk memberikan nuansa kebersamaan.Memberikan selingan informasi dan bacaan ringan, ataupun terbukanya suasana hati nurani yang telah penat dengan kesibukan keseharian.

C. Paradigma Baru Fungsi Perpustakaan

            Perkembangan zaman menurut perubahan pola pikir masyarakat agar mampu beradaptasi  dengan baik pada situasi dan kondisi yang ada. Demikian pula dengan paradigma perpustakaan yang dituntut mampu mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) di antaranya adalah sebagai berikut :

• ·         Simpan saji karya, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat menyimpan suatu karya, yang kemudian menyajikan karya tersebut sebagai informasi yang bias diakses oleh pemustakanya.
• ·         Pusat Sumber Daya Informasi (SDI), yaitu fungsi perpustakaan yang menggali dan mengelola informasi, yang dapat menjadi bahan bagi pemustaka untuk menghasilkan karya baru yang dapat diakses oleh pemustaka lainnya sebagai informasi yang baru.
• ·         Pusat sumber belajar, penelitian masyarakat, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat belajar dan penelitian bagi masyarakat, sehingga menjadi masyarakat yang cerdas dan berpengetahuan luas.
• ·     Rekreasi, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat yang nyaman dan menyajikan informasi-informasi yang sifatnya menyenangkan, serta sebagai tempat yang menghasilkan kreasi (karya) baru yang berpijak dari karya-karya orang lain yang telah dipublikasikan.
• ·  Mengembangkan kebudyaan, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat mengembangkan kebudayaan melalui informasi yang disajikan, serta penanaman nilai-nilai kepada masyarakat melalui berbagai kegiatan-kegiatannya.

Berkaitan dengan nilai, dikembangkan pula sikap pelayanan dengan semakin ditekankannya pustakawan untuk memahami karakter pemustaka. Tidak disangkal lagi bahwa trend centre dari pelayanan ini merujuk pada pelayanan bank, di mana pelayanan terhadap nasabah yang berorientasi kepuasan pelanggan sangat diperhatikan, sehingga dikenal slogan pelayanan 4 S, yaitu senyum, sapa, sopan dan santun.

Dengan demikian sasaran untuk mewujudkan masyarakat yang berpendidikan dengan sendirinya akan dapat dicapai. 

D. Data dan Informasi.

            Data dan informasi seperti dua sisi mata uang yang saling terkait.Berbeda pengertian tetapi satu fungsi. Data bias dikatakan sebagai informasi yang akurat, dan semua data adalah embrionya informasi. Sementara itu, informasi belum tentu dikatakan data, sebab ada informasi yang disampaikan tanpa data ( seperti gossip, “kabar burung”). Tetapi informasi juga merupakan data jika informasi itu diterima kwmudian direkam.

            Jadi menurut Corea, data merupakan informasi yang dimasukkan pada suatu sistem komputer dan diproses sedemikian rupa oleh sistem operasi matematika dan logika sehingga akhirnya menjadi keluaraan yang logis.

            Data yang masuk dalam komputer disebut sebagai file. Menurut Parker (1986:157), file is collection of related record treated as a unit. Sehingga dapat dikatakan bahwa file merupakan rekaman (records) yang diberlakukan sebagai suatu unit, menjadi bagian dari komputer itu sendiri. Maka, data yang telah masuk dalam komputer sangat tergantung pada komputernya itu sendiri, jika komputer tidak aktif, maka data ini pun tidak bisa diakses oleh pengguna. Jika data dalam komputer dikenal dengan nama file, maka data konvensional disebut dengan dokumen atau arsip.

            Data konvensional maupun data yang ada dalam komputer, merupakan sumber informasi yang harus dijaga, sebab informasi yang ada di dalamnya merupakan “aset” yang cukup berharga bagi duni informasi.

E. Prinsip Personal Data

            Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi mengakibatkan laju perkembangan teknologi dalam bidang informasi semakin cepat. Informasi yang dahulu sulit didapat karena dibatasi ruang dan waktu, dengan campur tangan teknologi, kini informasi mampu menembus batas ruang dan waktu tersebut. Oleh karenanya, dituntut adanya media penyimpanan yang cepat dan akurat.

            Setelah data tersimpan dengan baik, problem yang muncul adalah bagaimana data tersebut bisa terawat, terjaga serta aman dari hal-hal yang sifat nya merusak. Sehingga muncullah ide tentang masalah perlindungan dan pengamanan data. Menurut Davies (1986:48) mengutip dari dewan Konvensi Eropa tentang perlindungan data menetapkan prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam memberlakukan data pribadi, yaitu :

1. The infomation to be contained in personal data shall be obtained, and personal data shall be processed, fairly and lawfully.
2. Personal data shall be held only for one more specified and lawfull purpose.
3. Personal data held for you any purpose or purpose shall not be used disclosed in any manmer incompatible with that purpose or those pupose.
4. Personal data held for any purpose or purpose shall be adequate,relevant and not excessive in relation to that purpose or those purpose.
5. Personal data shall be accurate and, where necessary, kept up to date.
6. Personal data held for any purpose shall not bekept for longer than is necessary that purpose or those purpose.
7. An individual shall be entitled
8. Appropriate security measure shall be taken against anauthorized access to, alteration, disclosure or destruction of, personal data and against accidental loss or destruction of personal data.

F. Urgensi Data Sebagai Induknya Organisasi

            Data dapat dikatakan sebagai aset yang memang h   arus dilindungi dari jenis pengrusakan. Pengrusakan data disini adalah penghapusan atau perubahan data sehingga tidak dapat digunakan lagi, ataupun penggunaan data oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Usaha dalam pengamanan data dari kerusakan yang tidak sengaja umumnya disebut sebagai proteksi, sedangkan usaha pengamanan dari perusakan yang disengaja disebut sebagai sekuriti.

            Data/informasi dalam pengertian yang luas, dapat dikatakan menjadi suatu aset dan komoditas. Sebagai aset berarti harus dijaga dan diamankan, baik dari gangguan maupun dari faktor kerusakan. Dan dikatakan sebagai komoditas, berarti data/informasi ini harus diberdayakan agar bernilai dan berdaya guna.

            Data /informasi ini boleh jadi sebagai bagian dari mati-hidupnya suatu lembaga, organisasi atau bahkan suatu negara. Artinya,kebocoran data/informasi, dampak kecilnya dapat mengganggu aktivitas atau suatu instansi, organisasi dan lembaga yang lebih besar lagi, dan dampak besarnya justru akan mampu membunuh aktivitas suatu instansi, organisasi atau lembaga instansi.

  

II. FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI INFORMASI

            Organisasi Informasi (OI) adalah suatu aktivitas bidang informasi yang menjadi rutinitas bagi lembaga-lembaga informasi tidak terkecuali perpustakaan. Ada tujuan yang lebih mulia dari sekedar mengelola informasi saja, Jonathan Hey (2004) menuliskan bahwa tujuan akhir dari organisasi informasi ini adalah suatu perncerahan hidup manusia.

A. Fungsi organisasi informasi

1. Menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen

2. Menjadi alat bantu dalam penataan dokumen

3. Menjadi alat bantu dalam penelusuran dokuman.

B. Kegiatan organisasi informasi

            Organisasi informasi dalam konteks semua jenis informasi, maka tidak terbatasi pada koleksi atau jenis informasi tertentu. Namun pada pembahasan ini lebih menekan pada informasi informasi yang terekam, dengan asumsi inforasi yang terekam ini yang secara fisik dapat dilihat dan diorganisasikan dengan jelas.

            Ronald Hagler, dalam buku the bibliographic record and infomation technology menyebutkan enam fungsi dari pengawasan bibliografi, yang kemudian dalam konteks ini di generalisasikan sebagai kegiaatan organisasi informasi yaitu :

1. Mengidentifikasi keberadaan suatu informasi

2. Mengidentifikasi informasi yang dimuat dalam suatu karya

3. Mengumpulkan dan menyusun informasi secara sistematis

4. Membuat daftar-daftar dokumen dan karya-karya tersebut menurut peraturan standar.

5. Melengkapi daftar-daftar tersebut dengan titik akses lain yang berguna.

6. Menyediakan sarana untuk mengetahui lokasi dokumen dikoreksi lembaga-lembaga pengelola informasi, dan mendapatkan dokumen tersebut.

C. Organisasi informasi pada perpustakaan digital

            Pada abad ke-21 Christine Borgman mengatakan bahwa perpustakaan digital merupakan suatu perpanjangan tangan dari niat perpustakaan konvesional untuk memperluas kesempatan baca bagi masyarakat. Jika dengan perpustakaan konvensional terbatas jumlah pinjam koleksi dan ruang bacanya, maka dengan perpustakaan digital koleksi digital bisa diakses oleh sejumlah orang dalam waktu yang bersamaann dan ditempat yang berbeda.

            Sebuah perpustakaan digital adalah suatu sistem yang menyediakan suatu komunitas pengguna dengan akses terpadu yang menjangkau keluasan informasi dan ilmu pengetahuan yang telah tersimpan dn terorganisasikan dengan baik.

             Menurut Borgman (2003) yang sangat kontraks, lebih defenisi tentang ini timbul dari praktisi perpustakaan Digital Library Federation( DLF).