Pengindeksan Subjek

A.Pengertian Indeks

            Indeks dan abstrak merupakan dua istilah yang terdapat dalam bidang ilmu perpustakaan, dan dianggap sebagai jantung kepada sistem akses informasi. Pengguna perpustakaan terutama para peneliti menggunakan indeks dan abstrak untuk mendeteksi bahan di perpustakaan. Bahan yang biasa diindeks dan berisi ringkasan adalah artikel dari jurnal, kertas kerja persidangan dan tesis. Contoh bahan yang diindeks tetapi tidak dibuat ringkasan adalah berita Koran.

Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi. Mengindeks dan mengatalog merupakan suatu kegiatan yang ada diperpustakaan, kedua pekerjaan tersebut sama namun sedikit berbeda, biasanya dalam mengindeks ada unsur sedikit menganalisa atau menguraikan suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, maka sebaiknya masing-masing itu perlu kita uraikan satu persatu dengan membuatkan indeksnya. 

Pengindeksan menjadi bagian penting kegiatan perpustakaan dalam rangka mengelola informasi sedemikian rupa sehingga informasi mudah ditemukembalikan oleh pemustaka. Bahan pustaka yang ada diperpustakaan tidak begitu saja disimpan dan disajikan, melainkan ada cara dan teknis tertentu yang diberlakukan terhadap bahan pustaka. Sebut saja buku yang baru datang setelah melalui peroses pemesanan dan pembelian, tidak langsung saja dipasang di rak, melainkan ditata dan dikelola sedemikian ruapa sehingga ada sistematika tertentu untuk menjajarkan buku di rak. Tujuannya adalah siapapun yang ingin mengakses buku tersebut bisa melakukannya dengan mudah,pada saat bersama,pengindeksan ini menghasilkan produk-produk yang cukup membantu pemustaka menelusuri informasi yang dibutuhkannya. Katalog, indeks, bibliografi serta abstrak adalah bagian dari hasil pengindeksan yang dimaksud.

2.2 Tahap-tahap pengindeksan subjek

      Pengindeksan subjek terdiri atas dua tahap, yaitu :

2.2.1.      Analisis subjek

Pada tahap ini pengindeksan (indexer) mempelajari isi dokumen untuk untuk mengetahui subjek-subjek apa saja yang dibahas dalam dokumen. Bagian-bagian yang mendapat perhatian khusus ialah judul dokumen, daftar isi, kata pengantar dan pendahuluan, sebab di bagian-bagian inilah biasanya terdapat informasi yang bermanfaat untuk mendapatkan gambaran tentang pokok-pokok bahasan dokumen. Selain itu “browsing” dalam dokumen juga bisa bermanfaat. Hasil dari analisis ini ialah catatan ringkas tentang subjek-subjek pokok dokumen.

Ada tiga hal mendasar perlu dikenali pengindeks dalam menganalisis subjek yakni jenis konsep, jenis subjek dan urutan sitasi. Berikut penjelasannya :

1. Jenis Konsep

Dalam satu bahan pustaka dapat dibedakan tiga jenis konsep yaitu:

a) Disiplin Ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilm pengetahuan. Disiplin ilmu dapat dibedakan menjadi 2 kategori:

1. Disiplin Fundamental. Namun, ada tiga kelompok disiplin fundamental yang diakui dewasa ini oleh banyak ahli, yaitu: ilmu-ilmu sosial, ilmu-ilmu pengetahuan alam, dan ilmu-ilmu kemanusiaan. Menurut guru Profesor Hirst, Guru besar pendidikan pada Universitas Cambridge di Inggris, ada 7 bentuk pengetahuan (froms of knowledge) yang merupakan disiplin fundamental, yaitu Matematika, Ilmu-Ilmu alam, Ilmu Kemanusian, Sejarah, Pengetahuan Moral, Kesenian, Agama dan Filsafat.

2. Sub disiplin, merupakan bidang spesial dalam satu disiplin fundamental.

Misalnya dalam disiplin ilmu fundamental alam, sub disiplinnya terdiri atas fisika,kimia, biologi, dsb. Jumlah subdisiplin lebih banyak daripada jumlah disiplin fundamental.

b)    Fenomena (topik yang dibahas), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu. Misalnya pendidikan remaja. “Pendidikan” merupakan konsep disiplin ilmu, sedangkan “remaja” adalah fenomena yang menjadi objek atau sasarannya. Objek atau sasaran yang menjadi fenomena dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : Pertama Objek Konkrit, misalnya : Remaja , padi, kendaraan; Kedua Objek Abstrak,seperti : hukum, moral, cinta. Dalam kajian disiplin ilmu tertentu terkadang hanya melibatkan sekelompok fenomena yang memiliki ciri bersama, atau bahkan sebaliknya, melibatkan beberapa kelompok fenomena yang memiliki ciri yang sama. Sekelompok fenomena yang dikaji oleh disiplin ilmu tertentu dan memiliki satu ciri bersama tersebut disebut faset, anggota faset disebut fokus. Contoh bidang ilmu pendidikan Universitas, Sekolah Tinggi, Akademi, sekolah dasar, sekolah menengah, dsb. Ciri pembagian– lembaga pendidikan= faset lembaga pendidikan.

c)      Bentuk, ialah cara bagaimana suatu subyek dIsajikan. Dibedakan menjadi 3 jenis:

1.      Bentuk Fisik, yakni medium atau sarana yang digunakan dalam menyajikan suatu subyek. Misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, CD dsb.

2.      Bentuk Penyajian, yang menunjukkan pengaturan atau organisasi isi bahan pustaka. Ada tiga bentuk penyajian, yaitu: (1) Menggunakan lambang-lambang dalam penyajiannya seperti bahasa, gambar, dll. ; (2) Memperhatikan tata susunan tertentu misalnya abjad, kronologis, sistematis, dsb. ; (3) Menyajikannya untuk kelompok tertentu, misalnya bahasa Inggris untuk pemula, Psikologi untuk ibu rumah tangga.

3.      Bentuk intelektual, yaitu aspek yang ditekankan dalam pembahasan suatu subyek. Misalnya “Filsafat Sejarah” disini yang menjadi subyeknya adalah sejarah sedangkan filsafat adalah bentuk intelektual.

2. Jenis Subjek

Dalam kegiatan analisis subyek dokumen terdapat dalam bermacam-macam jenis subyek. Secara umum digolongkan dalam 4 kelompok, yaitu:

1. Subyek Dasar, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu disiplin ilmu atau sub disiplin ilmu saja. Misalnya: “Pengantar Ekonomi”, yaitu menjadi subyek dasaranya “Ekonomi”.

2. Subyek Sederhana, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu faset yang berasal dari satu subyek dasar (Faset ialah sub kelompok klas yang terjadi disebabkan oleh satu ciri pembagian. Tiap bidang ilmu mempunyai faset yang khas sedangkan fokus ialah anggota dari satu faset). Misalnya “Pengantar ekonomi Pancasila” terdiri dari “subyek dasar ekonomi” dan faset “Pancasila”.

3. Subyek Majemuk, yaitu subyek yang teridiri dari subyek dasar disertai fokus dari dua atau lebih fasaet. Misalnya: “Hukum adat di Indonesia”. Subyek dasarnya yaitu “Hukum” dan dua fasetnya yaitu” Hukum Adat” (faset jenis) dan “Indonesia” (faset tempat).

4. Subyek Kompleks, yaitu subyek yang terdiri dari dua atau lebih subyek dasar dan saling berinteraksi antara satu sama lain. Misalnya “Pengaruh agama Hindu terhadap agama Islam”. Disini terdapat dua subyek dasar yaitu “Agama Hindu” dan Agama Islam”.

Untuk menentukan subyek yang diutamakan dalam subyek kompleks terdapat 4 (empat)  fase, yaitu: (1) Fase Bias, yaitu suatu subyek yang disajikan untuk kelompok tertentu. Dalam hal ini subyek yang diutamakan ialah subyek yang disajikan. Misalnya “Statistik untuk wartawan” subyek yang diutamakan ialah “Statistik” bukan “wartawan”. ; (2) Fase Pengaruh, yaitu bila dua atau lebih subyek dasar saling mempengaruhi antara satu sama lain. Dalam hal ini subyek yang diutamakan adalah subyek yang dipengaruhi. Misalnya “pengaruh Abu Merapi terhadap Pertanian di D.I Yogyakarta”. Disini subyek yang diutamakan ialah “Pertanian” bukan “Abu Merapi”. (3) Fase Alat, yaitu subyek yang digunakan sebagai alat untuk menjelaskan atau membahas subyek lain. Disini subyek yang diutamakan ialah subyek yang dibahas atau dijelaskan. ; Misalnya: “Penggunaan alat kimia dalam analisis darah”. Disini yang diutamakan adalah “Darah” bukan “Kimia”. ; (4) Fase Perbandingan, yaitu dalam satu dokumen/bahan pustaka terdapat berbagai subyek tanpa ada hubungannya antara satu sama lain. Untuk menentukan subyek mana yang akan diutamakan, ketentuannya sebagai berikut:

1.      Pada subyek yang dibahas lebih banyak. Misalnya: “Islam dan Ilmu Pengetahuan”. Jika Islam lebih banyak dibahas, utamakan subyek “Islam” dan sebaliknya.

2. Pada subyek yang disebut pertama kali.Misalnya “Perpustakaan dan Masyarakat” ditetapkan pada subyek “Perpustakaan”

3. Pada subyek yang erat kaitannya dengan jenis perpustakaan atau pemakai perpustakaan. Misalnya “Hukum dan Kedokteran”. Di Fakultas Hukum akan ditetapkan subyek “Hukum” dan bila di perpustakaan kedokteran akan ditempatkan dalam subyek “Kedokteran”.

3. Urutan Sitasi
Agar diperoleh suatu urutan yang baku dan taat azas/konsistensi dalam penentuan subyek dan (nomor kelas) maka Ranganathan menggunakan konsep yang dikenal “Urutan Sitasi”. Menurutnya ada 5 (lima) faset yang mendasar yang dikenal dengan akronim P-M-E-S-T, yakni::

1. P - Personality (Wujud)
2. M - Matter (Benda)
3. E - Energy (Kegiatan)
4. S - Space (Tempat)
5. T - Time (Waktu)

Contoh:

a) “Konstruksi Jembatan Beton Tahun 20-an di Indonesia”.
b) Jembatan - Personality (P)
c) Beton - Matter (M)
d) Konstruksi - Energy (E)
e) Indonesia - Space (S)
f) Tahun 20-an - Time (T)

2.2.2.      Penerjemahan

Pengindeks “menerjemahkan” hasil analisis subjek dengan cara :

·         Mencari dalam bagan klasifikasi (classification scheme, misalnya DDC) nomor kelas yang sesuai untuk mewakili subjek dokumen. Nomor kelas ini menjadi unsur pertama dari nomor panggil (call number) apabila di perpustakaan tersebut dokumen disusun menurut subjek.

·         Mencari dalam daftar tajuk subjek (subject heading list misalnya Daftar Tajuk Subjek UI) satu atau lebih tajuk yang sesuai untuk menyatakan subjek dokumen. Tajuk-tajuk subjek ini dijadikan tajuk entri tambahan yang memungkinkan pengguna katalog menelusur lewat subjek.

Hasil pengindeksan subjek adalah deskripsi indeks (index description) yaitu deskripsi ringkas isi dokumen. Wujud atau bentuk konkret deskripsi indeks adalah nomor kelas, tajuk subjek, descriptor.

Pada tahap pengindeksan subjek juga perlu dilakukan pengendalian tajuk atau authority control agar penelusuran bisa menghasilkan match. Dalam daftar tajuk subjek tercantum :

·         Istilah yang menjadi tajuk

·         Istilah yang sinonim yang tidak boleh dipakai sebagai tajuk

·         Istilah (tajuk subjek) yang berhubungan

Untuk membantu pengguna yang mungkin berupaya menelusur lewat istilah sinonim, pengindeks harus membuat rujukan (reference) dari istilah yang tidak boleh dipakai ke istilah yang harus dipakai. Jika TENIS MEJA menjadi tajuk subjek, maka harus ada rujukan dari sinonimnya :

Ping pong hat TENIS MEJA

Rujukan lain yang perlu dibuat ialah rujukan yang menunjukkan hubungan antara tajuk subjek, misalnya :

OLAH RAGA lihat juga TENIS MEJA

2.3 Jenis-jenis Tajuk Subjek

            Menurut jenisnya tajuk subjek dibedakan dalam beberapa bentuk, yaitu :

a.       Tajuk utama

1.      Tajuk kata benda tunggal

Dalam memilih tajuk yang berupa kata benda tunggal dipertimbangkan untuk memilih istilah dengan prioritas sebagai berikut :

-        Istilah yang paling dikenal masyarakat. Misalnya, “MASKAWIN” bukan “mahar”.

-        Istilah yang paling banyak digunakan dalam katalog. Misalnya, “QUR’AN” bukan “Al-qur’an”

-        Istilah yang paling spesifik pengertiannya. Misalnya, “KOPERASI” lebih spesifik dari “EKONOMI”.

2.      Tajuk ganda

Sering kali suatu subjek sulit untuk dicarikan istilahnya dalam bentuk tunggal. Dalam hali ini, digunakan kata ganda atau frasa, dengan komposisi sebagai berikut :

a)      Tajuk adjektif, yaitu kata benda disertai kata sifat seperti “EKONOMI MIKRO”. Atau, kata benda disertai kata benda lain sebagi sifat, seperti “FATWA ULAMA”. Tajuk subjek jenis ini kadang-kadang susunannya dibalik dengan maksud untuk lebih mementingkan kata yang didahulukan seperti HUKUM, PAKAR bukan pakar hokum.

b)      Tajuk gabungan, yaitu dua kata benda yang dihubungkan dengan preposisi seperti “KELUARGA BERENCANA DALAM MAZHAB BARAT”. Atau, dua kata yang dihubungkan dengan kata sambung seperti : “KESEHATAN TENTANG PENYAKIT” atau “EKONOMI DAN KOPERASI”

c)      Tajuk frasa, yaitu gabungan dua kata benda atau lebih tanpa disertai kata hubung seperti “LABEL MAKANAN HALA”.

d)     Tajuk yang dibalik. Dalam satu atau dua hal, tajuk yang terdiri dari dua atau lebih kata perlu dilakukan pembalikan. Alasan pembalikannya adalah :

-        Anggapan bahwa para pembaca akan mencari melalui istilah dasar, biasanya kata benda atau inti dari subjek bersangkutan.

Contoh : ILMU, PAJAK, PELANGGARAN dan sebagainya.

-        Menempatkan istilah atau kata yang mempunyai arti luas di depan untuk mengumpulkan bersama semua aspek subjek yang luas itu, bila hal itu dikehendaki. Umpama semua subjek mengenai KIMIA agar didahulukan dengan kata kimia walaupun sebenarnya kata kimia berada di belakang.

Contoh : KIMIA, ALAT-ALAT

KIMIA, BAHAN

KIMIA, UNSUR dan sebagainya.

Namun, karena struktur bahasa Indonesia yang untuk tajuk subjek selalu menempatkan kata benda di depan, maka pembalikan tajuk subjek tidak akan banyak dilakukan. Berbeda halnya dengan bahasa Inggris yang kata bendanya dibelakang.

3.      Tajuk dengan tambahan

Banyak subjek perlu diperinci berdasarkan bermacam-macam aspek. Pemerincian menurut aspek ini dikenal dengan istilah “subdivisi subjek”. Subdivisi subjek dijadikan sebagai tajuk tambahan bahan pada tajuk utama, misalnya REMAJA-PERKEMBANGAN, SURAT-TEKNIK PENULISAN. Tajuk tambahan PERKEMBANGAN dan TEKNIK PENULISAN tersebut adalah aspek dari tajuk utama REMAJA dan SURAT.

a)      Subdivisi menurut bentuk

Subdivisi ini dapat didefinisikan sebagai suatu tajuk yang didasarkan pada bentuk atau penyusunan materi subjek dalam buku. Misalnya, suatu kelompok karya tentang PENDIDIKAN yang mencakup seluruh bidang subjeknya. Kelompok karya itu mungkin meliputi berbagai bentuk penyajian dan penyusunan sehingga perlu memerinci ke dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil.

Contoh :  

PENDIDIKAN-BLIBIOGRAFI

PENDIDIKAN-DIREKTORI

PENDIDIKAN-KAMUS dan sebagainya

b)      Subdivisi menurut topik

Adakalanya suatu subjek umum diolah dari sudut aspek khusus, kadang-kadang aspek itu merupakan topik.

Contoh :

HUKUM –FILSAFAT

PENDIDIKAN-KURIKULUM

PERTANIAN-PENELITIAN dan sebagainya.

c)      Subdivisi menurut tempat

Bila data dari subjek yang diolah terbatas pada suatu tempat atau wilayah tertentu, maka subjeknya dapat diperinci menurut tempat itu.

Contoh :

HUKUM ADAT-JAWA

EKONOMI-INDONESIA

PEMERINTAHAN-MALAISYA dan sebagainya.

d)     Subdivisi menurut waktu

Subdivisi menurut waktu mempunyai tujuan membatasi materi suatu subjek menurut periode atau waktu tertentu.

Contoh :

PERATURAN PEMERINTAHAN-TAHUN 2005

SISTEM PEMERINTAHAN-MASA ORDE BARU

PENDIDIKAN-PRAKEMERDEKAAN dan sebagainya.

4.      Tajuk nama diri

Nama diri baik nama orang, lembaga atau benda lainnya, seperti nama sungai, nama negara, nama wilayah, dapat digunakan untuk tajuk subjek. Bentuk tajuk dalam hal ini sebagaimana diatur dalam peraturan katalogisasi tentang penentuan bentuk tajuk.

Contoh :

AL-SYAFI’I, MUHAMMAD BIN IDRIS

Bukan Imam Syafi’i

Bukan pula Muhammad bin Idris Al-Syafi’i.