Kerangka Sistem

A.KERANGKA SISTEM INFORMASI 

   

          Informasi adalah pengetahuan yang dikomunikasikan melalui berbagai media rekam. Jika dilihat dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam berbagai bentuk media yaitu:

1.      Media cetak, seperti buku, majalah dan brosur.

2.      Media cetak mikro, seperti mikrofilm dan mikrofis

3.      Media audio visual, seperti film dan slide.

Informasi juga merupakan sekumpulan data yang diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima. Dengan demikian, pada dasarnya yang menjadi sumber informasi adalah data. Sementara itu, sistem adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian yang saling kait mengaitkan satu sama lain. Sistem ini  semacam pola permanen, di mana setiap kali terdapat kegiatan yang sama, akan melalui sistem kerja yang sama pula.

Dengan perkembangan ilmu pengetahuan maka bertambah pula materi pustaka yang dihasilkan. Dengan begitu perpustakaan harus memiliki pengaturan atau sistem yang digunakan dalam pengelolaan perpustakaan guna untuk memudahkan pemustaka memperoleh informasi. Sistem ini yang disebut dengan sistem informasi.

Fungsi utama setiap perpustakaan atau pusat informasi adalah mengadakan, mengelolah, menyediakan dan menyebarkan informasi kepada para pemakai. Untuk melaksankan fungsi tersebut maka perpustakaan harus mengelolah dan mengatur koleksinya sedemikian rupa sehingga informasi yang terdapat dalam koleksinya dapat disimpan dan ditemukan kembali secara mudah, cepat dan tepat jika diperlukan. Dengan kata lain, didalam perpustakaan diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) yang baik.

Kerangka kerja perpustakaan yang berfokus pada proses pengorganisasian informasi di satu pihak dan pencarian kembali informasi di pihak lain, digambarkan oleh Lauren B. Doyle dalam diagram berikut ini:

                                                                             

Masukan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan , yaitu semua, bahan pustaka atau rekaman informasi diorganisasir, diolah katalog, diklasifikasi (analisis) yang menghasilkan susunan bahan pustaka di rak (susunan koleksi) dan wakil ringkas bahan pustaka yang berupa katalog, bibliografi, indeks, dll. Sedangkan keluaran adalah kegiatan temu kembali infomasi oleh pemakai perpustakaan.

B.PERAN JASA LAYANAN INFORMASI

          Fungsi utama suatu jasa layanan informasi (information service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dan  dunia sumber-sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.

            Informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam hampir setiap aspek kehidupan manusia. Informasi menjadi media komunikasi ide, menjadi sumber penelitian dan pengembangan bidang-bidang yang menawarkan banyak kemudahan bagi umat manusia.

            Kecenderungan konsep layanan perpustakaan seperti ini memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut:

1.      Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi, baik dalam isi, format, maupun ukurannya.

2.      Perpustakaan harus mengorganisasikan dan menawarkan pelayananya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu pengguna datang ke perpustakaan).

3.      Seperti halnya pedagang perpustakaan harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna.

C.PENGELOLAAN INFORMASI OLEH PERPUSTAKAAN

          Pengelolaan informasi menjadi tugas pokok perpustakaan, sebab informasi menjadi aset utama perpustakaan dalam menjaga kelangsungan eksistensinya. Oleh karenanya perpustakaan  berdasarkan fungsinya melakukan kegiatan-kegiatan kepustakawanan yang tidak bisa dilakukan oleh orang lain.

            1.Penyimpanan Dokumen

            Penyimpanan bahan pustaka merupakan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan. Hal inipenting perlu diperhatikan agar bahan pustaka yang dimiliki tidak cepat rusak, sebab sering dijumpai jilidan buku rusak sebelum buku digunakan. Dimana bahan pustaka harus disimpan dan dipertimbangkan , oleh siapa yang menyimpan, alat-alat bantu apa yang diperlukan untuk penyimpanan dan untuk kegiatan pelestarian pada umumnya.

            Proses penyimpanan di mana termasuk di dalamnya adalah pemasukan data, editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classifacation) yang banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

            2.Layanan Dokumen

            Pelayanan adalah tindakan atau oerbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut menurut Gronroos dalam Lupiyoadi (2001:5) menyatakan bahwa:

“Suatu aktivitas atau serangkaian aktivits yang bersifat kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan”

            Sedangkan menurut Tjiptono (1996:23) “Pelayanan atau jasa adalah aktivitas, manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk dijual”. Pendapat lain adalah menurut Zethaml dan Bitner dalam Nasution (2014:6) menyatakan bahwa :

“Pada dasarnya jasa atau pelayanan merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasilnya tidak merupakan produk dalam bentuk fisik atau kontruksi, yang biasanya dikonsumsi pada saat yang sama dengan waktu yang dihasilkan dan memberikan nilai tambah (misalnya kenyamanan, hiburan, kesenangan dan kesehatan) atau pemecahan atas masalah yang dihadapi konsumen.

            Kesimpulannya bahwa pelayanan merupakan suatu aktivitas atau urutan kegiatan yang tidak berwujud atau tidak dapat diraba yang diberikan oleh pihak penyedia jasa dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan dalam memecahkan masalahnya.

3.Pelayanan Perpustakaan

            Layanan perpustakaan adalah berarti layanan yang diberikan kepada pembaca dalam memperoleh informasi dengan cepat, tepat serta mudah untuk menemukan bahan pustaka/informasi sesuai dengan kebutuhan mereka.

            Pelayanan perpustakaan menurut Lasa (1994:122), adalah “mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan”

            Kesimpulannya yaitu  pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan pelayanan yang berupa pemberian informasi dan fasilitas perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.

 4.Jenis Layanan Perpustakaan

                

       a.      Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.

Sulistyo-Basuki, menyatakan bahwa bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya hal beriku ini :

1. Mengawasi keluarmya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota perpustakaan salah satu tugas dari bagian sirkulasi adalah menerima  Pendaftaran anggota perpustakaan
3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 
5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengemblikan pinjaman
6. Menentukan Penggantian buku yang dihilangkan anggota
7. Membuat statistik sirkulasi
8. Penataan koleksi di jajaran/rak

      b. Layanan Referensi

Layanan referensi adalah suatu kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi koleksi referensi. Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan pengguna pustakawan harus memiliki pengetahuan umum yang cukup luas, bersikap terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna dalam upaya memilih koleksi referensi sehingga fungsi pelayanan referensi dapat berjalan dengan baik.

Sistem Pelayanan Perpustakaan secara umum dibagi menjadi dua yaitu:

1. Sistem Layanan Terbuka (Open Access)

Layanan terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat, membuka-buka pustaka dan mengambilnya dari tempat penyimpanan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang (Soetminah, 1992: 130). Sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan peluang kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi secara langsung, dengan demikian akan mengurangi beban kerja pustakawan, namun sistem ini memerlukan pengawasan yang lebih karena tingkat kehilangan atau perobekan bahan pustaka kemungkinan sangat tinggi.

2. Sistem Layanan Tertutup (Close Accesss)
Sistem layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi dan tidak adanya kebebasan yang diberikan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang diinginkan. Pencarian koleksi harus melalui kartu katalog kemudian petugas diminta untuk mengambilkannya.

c. Layanan Internet
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang cepat sangat berpengaruh terhadap kinerja perpustakaan. Hal ini disebabkan karena produknya dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas jasa perpustakaan. Layanan internet adalah layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif. Dari uraian diatas jelas bahwa adanya layanan internet dapat membantu pengguna mengakses informasi yang dibutuhkan untuk keperluan belajarnya.

d. Pelayanan Terbitan Berkala

Terbitan berkala adalah salah satu jenis koleksi di perpustakaan yang terbit dalam jangka waktu yang periodik atau berkala. Terbitan berkala merupakan salah satu bahan bacaan yang sangat berguna sehingga sangat dibutuhkan oleh pemustaka, karena informasi yang terdapat didalam terbitan tersebut bersifat up to date berdasarkan hal-hal yang baru terjadi.

Terbitan ini adalah terbitan yang terbit secara terus menerus berdasarkan waktu atau kala terbit tertentu. Terbitan ini dapat berbentuk jurnal, surat kabar dan sebagainya.