A.Pengertian Indeks
Indeks dan abstrak merupakan dua
istilah yang terdapat dalam bidang ilmu perpustakaan, dan dianggap sebagai
jantung kepada sistem akses informasi. Pengguna perpustakaan terutama para
peneliti menggunakan indeks dan abstrak untuk mendeteksi bahan di perpustakaan.
Bahan yang biasa diindeks dan berisi ringkasan adalah artikel dari jurnal,
kertas kerja persidangan dan tesis. Contoh bahan yang diindeks tetapi tidak
dibuat ringkasan adalah berita Koran.
Indeks
merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai
salah satu sistem temu kembali informasi. Mengindeks dan mengatalog merupakan
suatu kegiatan yang ada diperpustakaan, kedua pekerjaan tersebut sama namun
sedikit berbeda, biasanya dalam mengindeks ada unsur sedikit menganalisa atau
menguraikan suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut
terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, maka sebaiknya masing-masing
itu perlu kita uraikan satu persatu dengan membuatkan indeksnya.
Pengindeksan
menjadi bagian penting kegiatan perpustakaan dalam rangka mengelola informasi
sedemikian rupa sehingga informasi mudah ditemukembalikan oleh pemustaka. Bahan
pustaka yang ada diperpustakaan tidak begitu saja disimpan dan disajikan,
melainkan ada cara dan teknis tertentu yang diberlakukan terhadap bahan
pustaka. Sebut saja buku yang baru datang setelah melalui peroses pemesanan dan
pembelian, tidak langsung saja dipasang di rak, melainkan ditata dan dikelola
sedemikian ruapa sehingga ada sistematika tertentu untuk menjajarkan buku di
rak. Tujuannya adalah siapapun yang ingin mengakses buku tersebut bisa
melakukannya dengan mudah,pada saat bersama,pengindeksan ini menghasilkan
produk-produk yang cukup membantu pemustaka menelusuri informasi yang
dibutuhkannya. Katalog, indeks, bibliografi serta abstrak adalah bagian dari
hasil pengindeksan yang dimaksud.
2.2 Tahap-tahap pengindeksan subjek
Pengindeksan subjek terdiri atas dua tahap, yaitu :
2.2.1.
Analisis subjek
Pada tahap ini pengindeksan
(indexer) mempelajari isi dokumen untuk untuk mengetahui subjek-subjek apa saja
yang dibahas dalam dokumen. Bagian-bagian yang mendapat perhatian khusus ialah
judul dokumen, daftar isi, kata pengantar dan pendahuluan, sebab di
bagian-bagian inilah biasanya terdapat informasi yang bermanfaat untuk
mendapatkan gambaran tentang pokok-pokok bahasan dokumen. Selain itu “browsing” dalam dokumen juga bisa
bermanfaat. Hasil dari analisis ini ialah catatan ringkas tentang subjek-subjek
pokok dokumen.
Ada tiga hal mendasar perlu dikenali pengindeks dalam menganalisis subjek yakni jenis konsep, jenis subjek dan urutan sitasi. Berikut penjelasannya :
1. Jenis Konsep
Dalam satu bahan pustaka dapat dibedakan tiga jenis konsep yaitu:
a) Disiplin Ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilm pengetahuan. Disiplin ilmu dapat dibedakan menjadi 2 kategori:
1. Disiplin Fundamental. Namun, ada tiga kelompok disiplin fundamental yang diakui dewasa ini oleh banyak ahli, yaitu: ilmu-ilmu sosial, ilmu-ilmu pengetahuan alam, dan ilmu-ilmu kemanusiaan. Menurut guru Profesor Hirst, Guru besar pendidikan pada Universitas Cambridge di Inggris, ada 7 bentuk pengetahuan (froms of knowledge) yang merupakan disiplin fundamental, yaitu Matematika, Ilmu-Ilmu alam, Ilmu Kemanusian, Sejarah, Pengetahuan Moral, Kesenian, Agama dan Filsafat.
2. Sub disiplin, merupakan bidang spesial dalam satu disiplin fundamental.
Misalnya dalam disiplin ilmu fundamental alam, sub disiplinnya terdiri atas fisika,kimia, biologi, dsb. Jumlah subdisiplin lebih banyak daripada jumlah disiplin fundamental.
b) Fenomena (topik yang dibahas), merupakan wujud/benda
yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu. Misalnya pendidikan remaja.
“Pendidikan” merupakan konsep disiplin ilmu, sedangkan “remaja” adalah fenomena
yang menjadi objek atau sasarannya. Objek atau sasaran yang menjadi fenomena
dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : Pertama Objek Konkrit, misalnya :
Remaja , padi, kendaraan; Kedua Objek Abstrak,seperti : hukum, moral,
cinta. Dalam kajian disiplin ilmu tertentu terkadang hanya melibatkan
sekelompok fenomena yang memiliki ciri bersama, atau bahkan sebaliknya,
melibatkan beberapa kelompok fenomena yang memiliki ciri yang sama. Sekelompok
fenomena yang dikaji oleh disiplin ilmu tertentu dan memiliki satu ciri bersama
tersebut disebut faset, anggota faset disebut fokus. Contoh bidang
ilmu pendidikan Universitas, Sekolah Tinggi, Akademi, sekolah dasar,
sekolah menengah, dsb. Ciri pembagian– lembaga pendidikan= faset
lembaga pendidikan.
c)
Bentuk, ialah cara bagaimana suatu subyek dIsajikan.
Dibedakan menjadi 3 jenis:
1.
Bentuk Fisik, yakni medium atau sarana yang
digunakan dalam menyajikan suatu subyek. Misalnya dalam bentuk buku, majalah,
pita rekaman, CD dsb.
2.
Bentuk Penyajian, yang menunjukkan pengaturan
atau organisasi isi bahan pustaka. Ada tiga bentuk penyajian, yaitu: (1)
Menggunakan lambang-lambang dalam penyajiannya seperti bahasa, gambar, dll. ;
(2) Memperhatikan tata susunan tertentu misalnya abjad, kronologis, sistematis,
dsb. ; (3) Menyajikannya untuk kelompok tertentu, misalnya bahasa Inggris untuk
pemula, Psikologi untuk ibu rumah tangga.
3.
Bentuk intelektual, yaitu aspek yang ditekankan
dalam pembahasan suatu subyek. Misalnya “Filsafat Sejarah” disini yang menjadi
subyeknya adalah sejarah sedangkan filsafat adalah bentuk
intelektual.
2. Jenis Subjek
Dalam kegiatan analisis subyek dokumen terdapat dalam bermacam-macam jenis subyek. Secara umum digolongkan dalam 4 kelompok, yaitu:
1. Subyek Dasar, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu disiplin ilmu atau sub disiplin ilmu saja. Misalnya: “Pengantar Ekonomi”, yaitu menjadi subyek dasaranya “Ekonomi”.
2. Subyek Sederhana, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu faset yang berasal dari satu subyek dasar (Faset ialah sub kelompok klas yang terjadi disebabkan oleh satu ciri pembagian. Tiap bidang ilmu mempunyai faset yang khas sedangkan fokus ialah anggota dari satu faset). Misalnya “Pengantar ekonomi Pancasila” terdiri dari “subyek dasar ekonomi” dan faset “Pancasila”.
3. Subyek Majemuk, yaitu subyek yang teridiri dari subyek dasar disertai fokus dari dua atau lebih fasaet. Misalnya: “Hukum adat di Indonesia”. Subyek dasarnya yaitu “Hukum” dan dua fasetnya yaitu” Hukum Adat” (faset jenis) dan “Indonesia” (faset tempat).
4. Subyek Kompleks, yaitu subyek yang terdiri dari dua atau lebih subyek dasar dan saling berinteraksi antara satu sama lain. Misalnya “Pengaruh agama Hindu terhadap agama Islam”. Disini terdapat dua subyek dasar yaitu “Agama Hindu” dan Agama Islam”.
Untuk menentukan subyek yang diutamakan dalam
subyek kompleks terdapat 4 (empat) fase, yaitu: (1) Fase Bias, yaitu
suatu subyek yang disajikan untuk kelompok tertentu. Dalam hal ini subyek yang
diutamakan ialah subyek yang disajikan. Misalnya “Statistik untuk wartawan”
subyek yang diutamakan ialah “Statistik” bukan “wartawan”. ; (2) Fase Pengaruh,
yaitu bila dua atau lebih subyek dasar saling mempengaruhi antara satu sama
lain. Dalam hal ini subyek yang diutamakan adalah subyek yang dipengaruhi.
Misalnya “pengaruh Abu Merapi terhadap Pertanian di D.I Yogyakarta”. Disini
subyek yang diutamakan ialah “Pertanian” bukan “Abu Merapi”. (3) Fase Alat,
yaitu subyek yang digunakan sebagai alat untuk menjelaskan atau membahas subyek
lain. Disini subyek yang diutamakan ialah subyek yang dibahas atau dijelaskan.
; Misalnya: “Penggunaan alat kimia dalam analisis darah”. Disini yang
diutamakan adalah “Darah” bukan “Kimia”. ; (4) Fase Perbandingan, yaitu dalam
satu dokumen/bahan pustaka terdapat berbagai subyek tanpa ada hubungannya
antara satu sama lain. Untuk menentukan subyek mana yang akan diutamakan,
ketentuannya sebagai berikut:
1. Pada subyek yang dibahas lebih banyak. Misalnya: “Islam dan Ilmu Pengetahuan”. Jika Islam lebih banyak dibahas, utamakan subyek “Islam” dan sebaliknya.
2. Pada subyek yang disebut pertama kali.Misalnya “Perpustakaan dan Masyarakat” ditetapkan pada subyek “Perpustakaan”
3. Pada subyek yang erat kaitannya dengan jenis perpustakaan atau pemakai perpustakaan. Misalnya “Hukum dan Kedokteran”. Di Fakultas Hukum akan ditetapkan subyek “Hukum” dan bila di perpustakaan kedokteran akan ditempatkan dalam subyek “Kedokteran”.
3. Urutan Sitasi
Agar diperoleh suatu urutan yang baku dan taat azas/konsistensi dalam penentuan subyek dan (nomor kelas) maka Ranganathan menggunakan konsep yang dikenal “Urutan Sitasi”. Menurutnya ada 5 (lima) faset yang mendasar yang dikenal dengan akronim P-M-E-S-T, yakni::
1. P - Personality (Wujud)
2. M - Matter (Benda)
3. E - Energy (Kegiatan)
4. S - Space (Tempat)
5. T - Time (Waktu)
Contoh:
a) “Konstruksi Jembatan Beton Tahun 20-an di Indonesia”.
b) Jembatan - Personality (P)
c) Beton - Matter (M)
d) Konstruksi - Energy (E)
e) Indonesia - Space (S)
f) Tahun 20-an - Time (T)
2.2.2.
Penerjemahan
Pengindeks “menerjemahkan” hasil analisis subjek dengan cara :
·
Mencari dalam
bagan klasifikasi (classification scheme,
misalnya DDC) nomor kelas yang sesuai untuk mewakili subjek dokumen. Nomor
kelas ini menjadi unsur pertama dari nomor panggil (call number) apabila di perpustakaan tersebut dokumen disusun menurut
subjek.
·
Mencari dalam
daftar tajuk subjek (subject heading list
misalnya Daftar Tajuk Subjek UI) satu atau lebih tajuk yang sesuai untuk
menyatakan subjek dokumen. Tajuk-tajuk subjek ini dijadikan tajuk entri
tambahan yang memungkinkan pengguna katalog menelusur lewat subjek.
Hasil
pengindeksan subjek adalah deskripsi indeks (index description) yaitu deskripsi ringkas isi dokumen. Wujud atau
bentuk konkret deskripsi indeks adalah nomor kelas, tajuk subjek, descriptor.
Pada
tahap pengindeksan subjek juga perlu dilakukan pengendalian tajuk atau authority control agar penelusuran bisa
menghasilkan match. Dalam daftar
tajuk subjek tercantum :
·
Istilah yang
menjadi tajuk
·
Istilah yang
sinonim yang tidak boleh dipakai sebagai tajuk
·
Istilah (tajuk
subjek) yang berhubungan
Untuk
membantu pengguna yang mungkin berupaya menelusur lewat istilah sinonim,
pengindeks harus membuat rujukan (reference)
dari istilah yang tidak boleh dipakai ke istilah yang harus dipakai. Jika TENIS
MEJA menjadi tajuk subjek, maka harus ada rujukan dari sinonimnya :
Ping
pong hat TENIS MEJA
Rujukan
lain yang perlu dibuat ialah rujukan yang menunjukkan hubungan antara tajuk
subjek, misalnya :
OLAH RAGA lihat
juga TENIS MEJA
2.3 Jenis-jenis Tajuk Subjek
Menurut jenisnya tajuk subjek dibedakan dalam beberapa bentuk,
yaitu :
a.
Tajuk utama
1.
Tajuk kata
benda tunggal
Dalam memilih
tajuk yang berupa kata benda tunggal dipertimbangkan untuk memilih istilah
dengan prioritas sebagai berikut :
-
Istilah yang
paling dikenal masyarakat. Misalnya, “MASKAWIN” bukan “mahar”.
-
Istilah yang
paling banyak digunakan dalam katalog. Misalnya, “QUR’AN” bukan “Al-qur’an”
-
Istilah yang
paling spesifik pengertiannya. Misalnya, “KOPERASI” lebih spesifik dari
“EKONOMI”.
2.
Tajuk ganda
Sering kali
suatu subjek sulit untuk dicarikan istilahnya dalam bentuk tunggal. Dalam hali
ini, digunakan kata ganda atau frasa, dengan komposisi sebagai berikut :
a)
Tajuk adjektif,
yaitu kata benda disertai kata sifat seperti “EKONOMI MIKRO”. Atau, kata benda
disertai kata benda lain sebagi sifat, seperti “FATWA ULAMA”. Tajuk subjek
jenis ini kadang-kadang susunannya dibalik dengan maksud untuk lebih
mementingkan kata yang didahulukan seperti HUKUM, PAKAR bukan pakar hokum.
b)
Tajuk gabungan,
yaitu dua kata benda yang dihubungkan dengan preposisi seperti “KELUARGA
BERENCANA DALAM MAZHAB BARAT”. Atau, dua kata yang dihubungkan dengan kata
sambung seperti : “KESEHATAN TENTANG PENYAKIT” atau “EKONOMI DAN KOPERASI”
c)
Tajuk frasa,
yaitu gabungan dua kata benda atau lebih tanpa disertai kata hubung seperti
“LABEL MAKANAN HALA”.
d)
Tajuk yang
dibalik. Dalam satu atau dua hal, tajuk yang terdiri dari dua atau lebih kata
perlu dilakukan pembalikan. Alasan pembalikannya adalah :
-
Anggapan bahwa
para pembaca akan mencari melalui istilah dasar, biasanya kata benda atau inti
dari subjek bersangkutan.
Contoh : ILMU,
PAJAK, PELANGGARAN dan sebagainya.
-
Menempatkan
istilah atau kata yang mempunyai arti luas di depan untuk mengumpulkan bersama
semua aspek subjek yang luas itu, bila hal itu dikehendaki. Umpama semua subjek
mengenai KIMIA agar didahulukan dengan kata kimia walaupun sebenarnya kata
kimia berada di belakang.
Contoh : KIMIA, ALAT-ALAT
KIMIA, BAHAN
KIMIA, UNSUR dan sebagainya.
Namun,
karena struktur bahasa Indonesia yang untuk tajuk subjek selalu menempatkan
kata benda di depan, maka pembalikan tajuk subjek tidak akan banyak dilakukan.
Berbeda halnya dengan bahasa Inggris yang kata bendanya dibelakang.
3.
Tajuk dengan
tambahan
Banyak subjek
perlu diperinci berdasarkan bermacam-macam aspek. Pemerincian menurut aspek ini
dikenal dengan istilah “subdivisi subjek”. Subdivisi subjek dijadikan sebagai
tajuk tambahan bahan pada tajuk utama, misalnya REMAJA-PERKEMBANGAN, SURAT-TEKNIK
PENULISAN. Tajuk tambahan PERKEMBANGAN dan TEKNIK PENULISAN tersebut adalah
aspek dari tajuk utama REMAJA dan SURAT.
a)
Subdivisi
menurut bentuk
Subdivisi ini
dapat didefinisikan sebagai suatu tajuk yang didasarkan pada bentuk atau
penyusunan materi subjek dalam buku. Misalnya, suatu kelompok karya tentang
PENDIDIKAN yang mencakup seluruh bidang subjeknya. Kelompok karya itu mungkin
meliputi berbagai bentuk penyajian dan penyusunan sehingga perlu memerinci ke
dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil.
Contoh :
PENDIDIKAN-BLIBIOGRAFI
PENDIDIKAN-DIREKTORI
PENDIDIKAN-KAMUS
dan sebagainya
b)
Subdivisi
menurut topik
Adakalanya
suatu subjek umum diolah dari sudut aspek khusus, kadang-kadang aspek itu
merupakan topik.
Contoh
:
HUKUM
–FILSAFAT
PENDIDIKAN-KURIKULUM
PERTANIAN-PENELITIAN
dan sebagainya.
c)
Subdivisi menurut
tempat
Bila
data dari subjek yang diolah terbatas pada suatu tempat atau wilayah tertentu,
maka subjeknya dapat diperinci menurut tempat itu.
Contoh
:
HUKUM
ADAT-JAWA
EKONOMI-INDONESIA
PEMERINTAHAN-MALAISYA
dan sebagainya.
d)
Subdivisi
menurut waktu
Subdivisi
menurut waktu mempunyai tujuan membatasi materi suatu subjek menurut periode
atau waktu tertentu.
Contoh
:
PERATURAN
PEMERINTAHAN-TAHUN 2005
SISTEM
PEMERINTAHAN-MASA ORDE BARU
PENDIDIKAN-PRAKEMERDEKAAN
dan sebagainya.
4.
Tajuk nama diri
Nama
diri baik nama orang, lembaga atau benda lainnya, seperti nama sungai, nama
negara, nama wilayah, dapat digunakan untuk tajuk subjek. Bentuk tajuk dalam
hal ini sebagaimana diatur dalam peraturan katalogisasi tentang penentuan
bentuk tajuk.
Contoh
:
AL-SYAFI’I,
MUHAMMAD BIN IDRIS
Bukan
Imam Syafi’i
Bukan
pula Muhammad bin Idris Al-Syafi’i.
