Kerangka Sistem

A.KERANGKA SISTEM INFORMASI 

   

          Informasi adalah pengetahuan yang dikomunikasikan melalui berbagai media rekam. Jika dilihat dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam berbagai bentuk media yaitu:

1.      Media cetak, seperti buku, majalah dan brosur.

2.      Media cetak mikro, seperti mikrofilm dan mikrofis

3.      Media audio visual, seperti film dan slide.

Informasi juga merupakan sekumpulan data yang diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima. Dengan demikian, pada dasarnya yang menjadi sumber informasi adalah data. Sementara itu, sistem adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian yang saling kait mengaitkan satu sama lain. Sistem ini  semacam pola permanen, di mana setiap kali terdapat kegiatan yang sama, akan melalui sistem kerja yang sama pula.

Dengan perkembangan ilmu pengetahuan maka bertambah pula materi pustaka yang dihasilkan. Dengan begitu perpustakaan harus memiliki pengaturan atau sistem yang digunakan dalam pengelolaan perpustakaan guna untuk memudahkan pemustaka memperoleh informasi. Sistem ini yang disebut dengan sistem informasi.

Fungsi utama setiap perpustakaan atau pusat informasi adalah mengadakan, mengelolah, menyediakan dan menyebarkan informasi kepada para pemakai. Untuk melaksankan fungsi tersebut maka perpustakaan harus mengelolah dan mengatur koleksinya sedemikian rupa sehingga informasi yang terdapat dalam koleksinya dapat disimpan dan ditemukan kembali secara mudah, cepat dan tepat jika diperlukan. Dengan kata lain, didalam perpustakaan diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) yang baik.

Kerangka kerja perpustakaan yang berfokus pada proses pengorganisasian informasi di satu pihak dan pencarian kembali informasi di pihak lain, digambarkan oleh Lauren B. Doyle dalam diagram berikut ini:

                                                                             

Masukan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan , yaitu semua, bahan pustaka atau rekaman informasi diorganisasir, diolah katalog, diklasifikasi (analisis) yang menghasilkan susunan bahan pustaka di rak (susunan koleksi) dan wakil ringkas bahan pustaka yang berupa katalog, bibliografi, indeks, dll. Sedangkan keluaran adalah kegiatan temu kembali infomasi oleh pemakai perpustakaan.

B.PERAN JASA LAYANAN INFORMASI

          Fungsi utama suatu jasa layanan informasi (information service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dan  dunia sumber-sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.

            Informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam hampir setiap aspek kehidupan manusia. Informasi menjadi media komunikasi ide, menjadi sumber penelitian dan pengembangan bidang-bidang yang menawarkan banyak kemudahan bagi umat manusia.

            Kecenderungan konsep layanan perpustakaan seperti ini memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut:

1.      Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi, baik dalam isi, format, maupun ukurannya.

2.      Perpustakaan harus mengorganisasikan dan menawarkan pelayananya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu pengguna datang ke perpustakaan).

3.      Seperti halnya pedagang perpustakaan harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna.

C.PENGELOLAAN INFORMASI OLEH PERPUSTAKAAN

          Pengelolaan informasi menjadi tugas pokok perpustakaan, sebab informasi menjadi aset utama perpustakaan dalam menjaga kelangsungan eksistensinya. Oleh karenanya perpustakaan  berdasarkan fungsinya melakukan kegiatan-kegiatan kepustakawanan yang tidak bisa dilakukan oleh orang lain.

            1.Penyimpanan Dokumen

            Penyimpanan bahan pustaka merupakan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan. Hal inipenting perlu diperhatikan agar bahan pustaka yang dimiliki tidak cepat rusak, sebab sering dijumpai jilidan buku rusak sebelum buku digunakan. Dimana bahan pustaka harus disimpan dan dipertimbangkan , oleh siapa yang menyimpan, alat-alat bantu apa yang diperlukan untuk penyimpanan dan untuk kegiatan pelestarian pada umumnya.

            Proses penyimpanan di mana termasuk di dalamnya adalah pemasukan data, editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classifacation) yang banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

            2.Layanan Dokumen

            Pelayanan adalah tindakan atau oerbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut menurut Gronroos dalam Lupiyoadi (2001:5) menyatakan bahwa:

“Suatu aktivitas atau serangkaian aktivits yang bersifat kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan”

            Sedangkan menurut Tjiptono (1996:23) “Pelayanan atau jasa adalah aktivitas, manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk dijual”. Pendapat lain adalah menurut Zethaml dan Bitner dalam Nasution (2014:6) menyatakan bahwa :

“Pada dasarnya jasa atau pelayanan merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasilnya tidak merupakan produk dalam bentuk fisik atau kontruksi, yang biasanya dikonsumsi pada saat yang sama dengan waktu yang dihasilkan dan memberikan nilai tambah (misalnya kenyamanan, hiburan, kesenangan dan kesehatan) atau pemecahan atas masalah yang dihadapi konsumen.

            Kesimpulannya bahwa pelayanan merupakan suatu aktivitas atau urutan kegiatan yang tidak berwujud atau tidak dapat diraba yang diberikan oleh pihak penyedia jasa dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan dalam memecahkan masalahnya.

3.Pelayanan Perpustakaan

            Layanan perpustakaan adalah berarti layanan yang diberikan kepada pembaca dalam memperoleh informasi dengan cepat, tepat serta mudah untuk menemukan bahan pustaka/informasi sesuai dengan kebutuhan mereka.

            Pelayanan perpustakaan menurut Lasa (1994:122), adalah “mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan”

            Kesimpulannya yaitu  pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan pelayanan yang berupa pemberian informasi dan fasilitas perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.

 4.Jenis Layanan Perpustakaan

                

       a.      Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.

Sulistyo-Basuki, menyatakan bahwa bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya hal beriku ini :

1. Mengawasi keluarmya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota perpustakaan salah satu tugas dari bagian sirkulasi adalah menerima  Pendaftaran anggota perpustakaan
3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 
5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengemblikan pinjaman
6. Menentukan Penggantian buku yang dihilangkan anggota
7. Membuat statistik sirkulasi
8. Penataan koleksi di jajaran/rak

      b. Layanan Referensi

Layanan referensi adalah suatu kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi koleksi referensi. Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan pengguna pustakawan harus memiliki pengetahuan umum yang cukup luas, bersikap terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna dalam upaya memilih koleksi referensi sehingga fungsi pelayanan referensi dapat berjalan dengan baik.

Sistem Pelayanan Perpustakaan secara umum dibagi menjadi dua yaitu:

1. Sistem Layanan Terbuka (Open Access)

Layanan terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat, membuka-buka pustaka dan mengambilnya dari tempat penyimpanan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang (Soetminah, 1992: 130). Sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan peluang kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi secara langsung, dengan demikian akan mengurangi beban kerja pustakawan, namun sistem ini memerlukan pengawasan yang lebih karena tingkat kehilangan atau perobekan bahan pustaka kemungkinan sangat tinggi.

2. Sistem Layanan Tertutup (Close Accesss)
Sistem layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi dan tidak adanya kebebasan yang diberikan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang diinginkan. Pencarian koleksi harus melalui kartu katalog kemudian petugas diminta untuk mengambilkannya.

c. Layanan Internet
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang cepat sangat berpengaruh terhadap kinerja perpustakaan. Hal ini disebabkan karena produknya dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas jasa perpustakaan. Layanan internet adalah layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif. Dari uraian diatas jelas bahwa adanya layanan internet dapat membantu pengguna mengakses informasi yang dibutuhkan untuk keperluan belajarnya.

d. Pelayanan Terbitan Berkala

Terbitan berkala adalah salah satu jenis koleksi di perpustakaan yang terbit dalam jangka waktu yang periodik atau berkala. Terbitan berkala merupakan salah satu bahan bacaan yang sangat berguna sehingga sangat dibutuhkan oleh pemustaka, karena informasi yang terdapat didalam terbitan tersebut bersifat up to date berdasarkan hal-hal yang baru terjadi.

Terbitan ini adalah terbitan yang terbit secara terus menerus berdasarkan waktu atau kala terbit tertentu. Terbitan ini dapat berbentuk jurnal, surat kabar dan sebagainya.

Siklus Transfer Informasi

PERAN PERPUSTAKAAN DALAM SIKLUS TRANSFER INFORMASI

A.Pengertian Siklus Transfer Informasi

Secara Etimologi, Informasi berasal dari bahasa Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi adalah proses pemindahan sumber informasi, yang telah diorganisasikan untuk disebarluaskan dari pusat informasi kepada pengguna informasi dengan dikomunikasikan.

Menurut sudut pandang dunia kepustakaan dan perpustakaan, informasi adalah suatu rekaman fenomena yang diamati atau bisa juga berupa putusan-putusan yang dibuat seseorang.

Tujuan utama pemerolehan informasi adalah untuk mendapatkanhasil yang baik dan konsisten dari aspek-aspek kegiatannya dengan pengadaan biaya yang relatif murah.

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.

Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle (Tata Sutabri dalam Riyanto).

Terdapat dua cara memperoleh akses informasi, pertama informasi dapat diperoleh langsung dari si pembuat informasi dengan cara mengakses informasi yang telah direkamnya dalam sebuah media, kedua melalui perantara pusat informasi (perpustakaan).

Perpustakaan dalam siklus transfer informasi dapat digambarkan pada diagram berikut ini:

Fungsi utama perpustakaan pada gambar di atas adalah sebagai mediator antara sekumpulan populasi pengguna perpustakaan dengan timbunan informasi yang tersedia. Perpustakaan harus mampu mendefinisikan penggunanya dengan baik mengenai latar belakang dan kebutuhan informasinya, sehingga perpustakaan mampu menyediakan informasi yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan penggunanya, seperti halnya definisi informasi yang dipaparkan di atas.

Perpustakaan hanyalah sebuah instansi, tetap saja yang menjalankan fungsi dan peran perpustakaan adalah para agen perpustakaan yaitu pustakawan. Pustakawan dituntut untuk memiliki kompetensi untuk dapat menilai kualitas dari sebuah informasi yang ada sampai nanti akhirnya dapat disajikan dengan baik dan tepat sasaran sesuai dengan pengguna yang membutuhkan. Pengguna perpustakaaan pun mempunyai andil dalam proses pemilihan informasi ini, partisipasi pengguna sangat dibutuhkan untuk mempermudah pustakawan memetakan kebutuhan informasi pengguna perpustakaannya.

Fungsi perpustakaan sebagai mediator bukanlah fungsi yang pasif yang hanya menjadi fasilitator tempat bertemunya pengguna dan informasi, namun lebih dari itu, fungsi perpustakaan sebagai mediator adalah fungsi yang aktif yang mengusahakan memberikan informasi yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan penggunanya, untuk membantu perpustakaan mengoptimalisasi fungsi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem komperhensif agar dapat menemu kembalikan informasi dengan baik dan relevan sesuai dengan harapan pencari informasi tersebut.

B. Klasifikasi Informasi Menurut Sumber

a. Informasi Primer

Sumber informasi primer, atau disebut juga sumber primer merupakan sumber informasi yang memuat informasi asli yang dapat dituangkan dalam bentuk kata, gambar, ataupun objek lainnya. Informasi yang terkandung di dalam sumber primer seringkali tidak mengalami proses penyuntingan, sehingga informasi yang disajikan murni apa adanya.

Dengan kata lain, sumber primer merupakan sumber informasi yang tidak dilengkapi oleh penafsiran, evaluasi, analisis, peringkasan, atau berbagai jenis komentar dari si pengarang. Namun demikian, sumber primer tidak diterbitkan hanya dalam bentuk tertulis. Memoar dan sejarah lisan juga dapat dikategorikan sebagai sumber primer.

Ada dua jenis sumber primer, yaitu naskah (manuscript source) dan sumber yang diterbitkan (published source). Manusrcipt source merupakan rekaman informasi yang masih asli, dapat berupa artefak ataupun naskah yang belum dipublikasikan. Sedangan published source dapat dikelompokkan lagi menjadi dua bagian, yaitu :

1. Dalam bentuk naskah. Misalnya seperti surat, buku harian, dan memoar, yang biasanya baru disebarluaskan / diterbitkan setelah kematian seseorang. Informasi yang terkandung di dalamnya biasanya bersifat pribadi dan mendalam.
2. Materi / rekaman informasi yang memang ditujukan untuk dicetak dan disebarluaskan ke masyarakat. Misalnya seperti artikel di koran, autobiografi, laporan tahunan perusahaan, dan laporan mengenai sensus penduduk.

Sumber primer biasanya dihasilkan oleh orang-orang yang terlibat langsung dalam suatu peristiwa, kegiatan, atau kehidupan seseorang. Sumber primer seringkali dihasilkan pada saat atau sesaat setelah suatu peristiwa terjadi, sehingga dapat dikatakan bahwa sumber primer merupakan bukti pertama dari suatu peristiwa. Beberapa contoh sumber informasi primer, di antaranya yaitu : Korespondensi, buku harian, artefak, rekaman sejarah lisan, data penelitian, foto, memoar dan autobiografi, pidato, karya kreatif, peta, koran, naskah kuno. 

b. Informasi Sekunder

Sumber informasi sekunder. Secara garis besar, sumber sekunder dapat dipahami sebagai sumber informasi yang menyajikan penafsiran, analisis, penjelasan, ulasan dari pengarang terhadap topik tertentu. Sumber sekunder bisa juga berupa analisis atau paparan yang mengambil sumber primer sebagai objek pembahasannya, sehingga dapat dikatakan bahwa sumber sekunder merupakan reproduksi dari sumber primer. Seringkali, sumber sekunder ditulis atau direkam bertahun-tahun setelah suatu peristiwa bersejarah terjadi. Pada beberapa kesempatan, sumber sekunder juga digunakan sebagai sarana untuk mengajukan pendapat ataupun mengungkapkan pernyataan yang mendukung pendapat penting dari seseorang maupun kelompok tertentu. Contoh sumber sekunder seperti: monograf / buku teks, ensiklopedi, paparan tentang fotografi, editorial, ulasan mengenai pidato, artikel majalah atau jurnal, analisis data penelitian, tinjauan (review) artikel dan literatur, tesis dan disertasi, biografi, indeks dan abstrak, kamus.

Kedua sumber tersebut, baik primer dan sekunder memang cukup sulit untuk dibedakan. Suatu sumber primer dapat menjadi sumber sekunder, dan begitu pula sebaliknya, tergantung bagaimana seseorang/pengguna menggunakannya. Sebagai contoh, sumber informasi Namun, akan menjadi sumber sekunder apabila yang akan dipelajari adalah filosofis asal yang mengilami terciptanya paparan pidato tersebut.

Sumber informasi merupakan penyedia sekumpulan informasi yang telah dikelompokkan berdasarkan masing-masing kategori. Sumber informasi bisa berupa Perpustakaan, Majalah, Surat Kabar dan Website. Di kalangan masyarakat saat ini dimana persaingan bisnis begitu keras, dengan keadaan seperti itu tentunya beberapa kalangan masyarakat yang berfikiran maju berusaha untuk memenuhi kebutuhan akan informasi sebagai syarat bersaing dalam pasar global ini, dan Internet merupakan salah satu alterinatif baik untuk media pencari dan penyebar informasi dalam pasar global. Dengan media internet semua informasi yang di sediakan oleh website atau Sumber – sumber inforamsi umum di masyarakat saat ini bisa dengan cepat dalam menyebarkan sebuah informasi dan memiliki jangkauan tak terbatas semasih di jangkau oleh jaringan internet

c. Informasi Tersier Informasi tersier sumber informasi untuk memudahkan para peneliti/para pencari informasi untuk mencari suatu informasi yang mereka cari”, (Lancaster, 1979). Sumber tersier (tertiary sources) merupakan memuat informasi berupa saringan,rangkuman atau kumpulan dari sumber primer dan sekunder. 

Contoh-contoh Informasi tersier sebagai berikut:

1. direktori dan buku tahunan, 
2. daftar dari Bibliografi, 
3. katalog induk majalah, 
4. daftar dari indeks, 
5. daftar dari majalah Abstrak, 
6. petunjuk informasi, 
7. Daftar laporan penelitian
8. Daftar perpustakaan dan sumber informasi
9. petunjuk organisasi

C. Pelayanan Informasi di Perpustakaan

Pada mulanya yang dimaksud dengan pelayanan perpustakaan adalah menawarkan segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan kepada para pengguna yang datang ke perpustakaan dan memintanya. Namun, sekarang tidak lagi seperti itu, bahan bacaan dan sumber-sumber informasi lainnya harus sudah tersedia di tempat informasi tadi dibutuhkan. Artinya, setiap pengguna membutuhkan informasi dan sumber-sumber informasi, ia harus dengan mudah bisa mendapatkannya dengan relatif cepat dan tepat. Sumber-sumber informasi harus tersedia di tempat-tempat yang sangat memerlukannya seperti lembaga-lembaga pendidikan, penelitian, dan pusat-pusat informasi. Kecenderungan penerapan konsep pelayanan perpustakaan seperti ini memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut.

1. Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi baik dari isi, format maupun ukurannya. 
2. Perpustakaan harus mengorganisasikan dan menawarkan pelayanannya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu pengguna datang ke perpustakaan). 
3.  Seperti halnya pedagang, perpustakaan harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna sebagai komoditas. Agar perpustakaan bisa berfungsi dengan semestinya, ia harus melengkapi kebijakan, prosedur pengelolaan, pelayanan, koleksi, gedung, dan organisasinya secara bervariasi atau berbagai cara yang menguntungkan bagi perpustakaan. Artinya perpustakaan harus memperluas aksesibilitas informasi dan sumber-sumber informasi dengan alasan tidak ada atau perpustakaan tidak memilikinya. Di samping itu, perpustakaan juga tidak dibenarkan menyediakan informasi dan sumber-sumber informasi yang tidak pernah dibutuhkan pengguna.

Perpustakaan yang cukup besar dan baik selalu memiliki bagian yang bertanggung jawab terhadap pelayanan informasi, bahkan bagian ini sering dijadikan bagian formal yang masuk dalam struktur organisasinya.

Eastrabrook (1997) menggambarkan model pelayanan informasi ini dengan mengibaratkan bahwa pustakawan diibaratkan sebagai operator telepon yang setiap saat bertugas menghubungkan antara sumber-sumber informasi dengan pemanggilnya. Sedangkan masyarakat pengguna diibaratkan sebagai pemanggil yang mencoba memperoleh kemungkinan terbaik yang dihubungkan dengan lingkungan item informasi secara khusus. Para pengguna mencari jenis-jenis informasi yang beragam tersebut sesuai dengan jenis dan tingkat kebutuhannya.

Perpustakaan umum juga perlu melakukan sistem pelayanan dengan sistem ke rumah-rumah dan tempat-tempat pengguna bekerja. Oleh karena itu, sudah merupakan salah satu tugas dari perpustakaan umum untuk mengetahui kelompok-kelompok pengguna berdasarkan ciri dan bidang minatnya secara jelas. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelaksanaan sistem pelayanan yang diterapkannya.